Änderung des Nachweisgesetzes erfordert Anpassung von Arbeitsverträgen bis zum 1. August 2022

Der deutsche Gesetzgeber hat das Nachweisgesetz überarbeitet, das die inhaltlichen Vorgaben für Arbeitsverträge regelt. Arbeitsverträge müssen nun zusätzliche Angaben und Informationen für die Arbeitnehmer beinhalten. Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben des Nachweisgesetzes droht ein Bußgeld. Die Neuerungen gelten ab dem 1. August 2022.

Was ist das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer zu übergeben. In der Regel erfolgt die Niederschrift bereits durch den Arbeitsvertrag. Dieser hat jedoch, um den Vorgaben des Nachweisgesetzes gerecht zu werden, die Schriftform zu wahren. Die elektronische Form wird ausdrücklich ausgeschlossen, sodass Scans oder auch mit DocuSign signierte Arbeitsverträge nicht ausreichen.

Was sind die Änderungen?

Der Gesetzgeber hat nun im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen die Informationspflichten des Arbeitgebers im Nachweisgesetz erweitert. Arbeitsverträge müssen nunmehr zusätzliche Angaben und Hinweise enthalten.

Daneben gelten verkürzte Fristen für die Mitteilung der Arbeitsbedingungen. Zukünftig muss dem Arbeitnehmer eine Niederschrift zu einigen Angaben – wie die Namen der Vertragsparteien, die Höhe der Vergütung, sowie die vereinbarte Arbeitszeit und Pausen – bereits am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Die weiteren Angaben sind innerhalb von sieben Tagen bzw. spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn auszuhändigen. Da Arbeitgeber ihren Nachweispflichten am Einfachsten durch Aushändigung eines Arbeitsvertrages nachkommen können, empfehlen wir Arbeitgebern, sich an der kürzesten Frist zu orientieren und ihren Arbeitnehmern einen unterzeichneten Arbeitsvertrag mit allen notwendigen Angaben bereits am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses vorzulegen.

Was droht bei einem Verstoß?

Kommen Arbeitgeber ihren Informationspflichten nach dem Nachweisgesetz nicht, nicht richtig oder nicht vollständig nach, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß. Gerade bei Unternehmen mit einer hohen Anzahl von Arbeitnehmern können systematische Verstöße gegen das Nachweisgesetz deshalb schnell teuer werden.

Welche Angaben sind in die Arbeitsverträge aufzunehmen?

Folgende Angaben sind im Arbeitsvertrag aufzunehmen:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Bei Befristung: Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Arbeitsort
• Tätigkeitsbeschreibung
• Einzelheiten zur Vergütung (einschließlich Überstundenvergütung, Sonderzahlungen, etc.)
• Arbeitszeit einschließlich Pausen- und Überstundenregelungen (neu)
• Dauer der Probezeit (neu)
• Ggf. Anspruch auf Fortbildungen (neu)
• Ggf. Angaben zum Versorgungsträger bei betrieblicher Altersvorsorge (neu)
• Kündigungsfristen
• Hinweise zur Schriftform der Kündigung und Kündigungsschutzklage (neu)
• Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen

Für welche Fälle gelten die neuen Nachweispflichten?

Unmittelbar gelten die neuen Nachweispflichten nur für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis am oder nach dem 1. August 2022 beginnt.

Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern, die bereits vor dem 1. August 2022 beschäftigt waren, müssen nicht angepasst werden. Bestandsarbeitnehmer haben allerdings das Recht, bei ihrem Arbeitgeber eine unterschriebene Niederschrift ihrer Arbeitsbedingungen auf der Grundlage des neuen Nachweisgesetzes anzufordern. Der Arbeitgeber hat dann innerhalb von sieben Tagen die Informationen auszuhändigen.

Was ist zu tun?

• Anpassung der Musterarbeitsverträge für neu einzustellende Arbeitnehmer
• Vorbereitung eines Mitteilungsschreibens für Bestandsarbeitnehmer, um im Falle der Anforderung schnell reagieren zu können
• Ggf. Bevollmächtigung der HR-Abteilungen zur Unterschrift von Arbeitsverträgen und Mitteilungsschreiben, um flexibel handeln zu können