Update Kapitalmarktrecht: Änderung der Stimmrechtsmitteilungs-verordnung zum 1. Juli 2020 – elektronische Stimmrechtsmitteilung wird verpflichtend

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat jüngst den Termin für das Inkrafttreten der Änderung der Stimmrechtsmitteilungsverordnung (StimmRMV) bestätigt. Stimmrechtsmitteilungen können der BaFin und dem jeweiligen Emittenten ab dem 1. Juli 2020 nur noch elektronisch übermittelt werden. Inhaltliche Änderungen bezüglich der Meldetatbestände ergeben sich insoweit aber nicht.

Mit der seit dem 30. Oktober 2018 eröffneten Möglichkeit, Stimmrechtsmitteilungen auch elektronisch gegenüber der BaFin und den Emittenten abgeben zu können, deutete sich bereits die Digitalisierung des Stimmrechtsmeldewesens an. Konnten Stimmrechtsmitteilungen aber bisher weiterhin auch schriftlich (also per Post oder per Fax) eingereicht werden, ist dies ab dem 1. Juli 2020 grundsätzlich nicht mehr möglich, denn § 2 StimmRMV n. F. bestimmt: Die Mitteilung ist elektronisch zu übermitteln.

Durch die ausschließlich elektronische Einreichung soll die Grundlage für eine rein elektronische Weiterverarbeitung sämtlicher eingereichten Stimmrechtsmitteilungen geschaffen werden. Davon verspricht sich die BaFin flächendeckende Synergieeffekte bei Meldepflichtigen, Emittenten und der BaFin selbst. Gleichzeitig sollen mögliche Fehlerquellen eliminiert werden, da zukünftig eine mühsame und fehleranfällige händische Übertragung der Angaben in der erhaltenen Stimmrechtsmitteilung in das Veröffentlichungssystem eines Dienstleisters entfällt.

Im Folgenden geben wir Meldepflichtigen und Emittenten einen Überblick über die wichtigsten Neuerungen und den sich daraus ergebenden Handlungsbedarf.

Elektronische Übermittlung der Stimmrechtsmitteilung

Grundsatz: elektronisch übermittelte Stimmrechtsmitteilung

Die elektronische Übermittlung von Stimmrechtsmitteilungen an die BaFin muss künftig zwingend über die von der BaFin bereitgestellte Melde- und Veröffentlichungsplattform (MVP) erfolgen. Hierzu stehen Meldepflichtigen drei Varianten offen: Ausfüllen eines Online-Formulars, Upload einer XML-Datei oder Upload per SOAP-Webservice.

An den jeweiligen Emittenten kann die Stimmrechtsmitteilung entweder per E-Mail oder über ein von dem Emittenten eingerichtetes elektronisches Verfahren übermittelt werden. In jedem Fall muss dem Emittenten sowohl eine lesbare Datei als auch ein XML-Datensatz (XML – Extensible Markup Language) zugehen, um der Meldepflicht zu genügen.

Nutzt der Meldepflichtige zur Übermittlung der Stimmrechtsmitteilung an die BaFin das Online-Formular in der MVP, werden ihm nach erfolgreicher Einreichung der Stimmrechtsmitteilung beide Dateien über die Plattform zur Verfügung gestellt. Diese können sodann ohne weitere Anpassungen an den Emittenten weitergeleitet und durch diesen ebenfalls ohne weitere Bearbeitung zur Veröffentlichung weitergeleitet werden. Hierdurch werden Übertragungsfehler ausgeschlossen und die Veröffentlichung einer Stimmrechtsmitteilung wird für den Emittenten deutlich einfacher und sicherer.

Praxistipp

• Stimmrechtsmitteilungen müssen ab dem 1. Juli 2020 der BaFin über die MVP und dem jeweiligen Emittenten entweder per E-Mail oder über ein von diesem eingerichtetes elektronisches Verfahren übermittelt werden. Eine Übermittlung per Fax oder per Post reicht zukünftig nicht mehr aus.
• Nicht alle elektronisch per E-Mail übermittelten Stimmrechtsmitteilungen entsprechen den Anforderungen der StimmRMV. So erfüllt beispielsweise ein per E-Mail gesendeter PDF-Scan einer Stimmrechtsmitteilung nicht die Vorgaben der StimmRMV. Auch ein Stimmrechtsformular ohne beigefügte XML-Datei ist nicht ausreichend.
• Die Nichtbeachtung der elektronischen Form kann die Verhängung eines erheblichen Bußgeldes zur Folge haben.
• Emittenten sollten daher nach Inkrafttreten der geänderten StimmRMV darauf achten, ob die per E-Mail übermittelte Stimmrechtsmitteilung tatsächlich die Anforderungen der StimmRMV vollumfänglich erfüllt, insbesondere, ob auch die notwendige XML-Datei beigefügt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, empfiehlt sich ein rascher Hinweis an den betreffenden Meldepflichtigen, damit dieser noch innerhalb der Mitteilungsfrist eine formwahrende Übermittlung veranlassen kann. Zugleich sollte mit der BaFin die Frist für die Veröffentlichung durch den Emittenten abgestimmt werden.

Ausnahme nur bei technischen Störungen bei der BaFin oder dem Emittenten

Nur im Fall einer technischen Störung der Meldeplattform (§ 4 Abs. 2 StimmRMV n. F.) bzw. der für den Empfang von Mitteilungen relevanten elektronischen Systeme des Emittenten (§ 6 Abs. 4 StimmRMV n. F.), die eine elektronische Übermittlung der Mitteilung unmöglich macht, hat die Übermittlung der Mitteilung an die BaFin bzw. den Emittenten fristwahrend schriftlich per Post oder Telefax zu erfolgen. Technische Störungen auf Seiten des Meldepflichtigen entbinden diesen hingegen nicht von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Stimmrechtsmitteilung.

Besonderheiten für Meldepflichtige

Keine Übergangsfrist

Sofern die Melde- und Veröffentlichungsplattform vom Meldepflichtigen nicht bereits anderweitig genutzt wird (z. B. zur Einreichung von Directors' Dealings oder Rückkaufs-/Stabilisierungsmeldungen nach der MAR sowie von Prospekten oder zur Hinterlegung endgültiger Angebotsbedingungen), müssen sich Meldepflichtige einmalig registrieren und die Zulassung zum Fachverfahren "Stimmrechtsmitteilungen (§§ 33 ff. WpHG)" beantragen.

Auch wenn die Registrierung und Zulassung regelmäßig innerhalb eines Arbeitstages nach Antragstellung erfolgt, ist Meldepflichtigen zu empfehlen, sich um die Erledigung dieser Formalitäten zu kümmern, bevor eine Stimmrechtsmitteilung abzugeben ist, denn: Es gibt keine Übergangsfrist für die elektronische Einreichung von Stimmrechtsmitteilungen. Sämtliche Stimmrechtsmitteilungen, die ab dem 1. Juli 2020 abgegeben werden, müssen elektronisch übermittelt werden. Dies gilt auch dann, wenn das Schwellenberührungsdatum vor dem 1. Juli 2020 liegt oder eine vor dem 1. Juli 2020 abgegebene Stimmrechtsmitteilung korrigiert werden muss. Hinzu kommt, dass Verzögerungen bei der Registrierung oder Zulassung den Lauf der Frist gemäß § 33 Abs. 1 S. 1 WpHG, binnen derer eine Stimmrechtsmitteilung abzugeben ist, nicht unterbrechen.

Praxistipp

• Es gibt keine Übergangsfrist, innerhalb derer Stimmrechtsmitteilungen auch noch auf den bisherigen Wegen übermittelt werden könnten. Meldepflichtige sollten sich daher frühzeitig bei der MVP registrieren, die Zulassung zum Fachverfahren beantragen und sich mit den Besonderheiten des Online-Formulars vertraut machen, um Verstöße gegen die Meldepflicht und etwaige (teils erhebliche) Bußgelder zu vermeiden.

Wahlrecht des Meldepflichtigen bei mehreren eröffneten elektronischen Übermittlungswegen

Da gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, dass ein Meldepflichtiger ein vom Emittenten zur Verfügung gestelltes besonderes Übermittlungsverfahren nutzen muss, ist auch eine Übermittlung der Stimmrechtsmitteilung durch den Meldepflichtigen an die im Impressum angegebene oder für den Empfang von Stimmrechtsmitteilungen ausgewiesene E-Mail-Adresse des Emittenten zulässig und ausreichend. Einem Emittenten per E-Mail übermittelte Stimmrechtsmitteilungen sollten vom Meldepflichtigen als solche im E-Mail-Betreff kenntlich gemacht werden.

Ferner sollten Meldepflichtige darauf achten, nicht eine andere als die im Impressum angegebene oder für den Empfang von Stimmrechtsmitteilungen ausgewiesene E-Mail-Adresse zu verwenden, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die Stimmrechtsmitteilung die zuständige Stelle beim Emittenten erst erheblich verzögert erreicht. Erfolgt die Veröffentlichung gemäß § 40 WpHG durch den Emittenten deswegen verspätet, muss der Meldepflichtige hier – vorbehaltlich einer Betrachtung im Einzelfall – nämlich damit rechnen, dass die Stimmrechtsmitteilung als beim Emittenten nicht oder jedenfalls nicht rechtzeitig zugegangen gilt. Nicht bzw. zu spät abgegebene Stimmrechtsmitteilungen können wiederum teils empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Anders als bei Nutzung des vom Emittenten bereitgehaltenen elektronischen Übermittlungssystems für Stimmrechtsmitteilungen trägt der Meldepflichtige bei Übersendung der Stimmrechtsmitteilung per E-Mail die Verantwortung für die Integrität und Vertraulichkeit der Datenübermittlung.

Praxistipp

• Meldepflichtige sollten, sofern vorhanden, die von Emittenten zum Empfang von Stimmrechtsmitteilungen ausgewiesene E-Mail-Adresse verwenden. So kann sichergestellt werden, dass die Stimmrechtsmitteilung direkt zur zuständigen Stelle beim Emittenten gelangt.

Abstimmung mit der BaFin, Vier-Augen-Prinzip, eingeschränkte Funktionalität der MVP

Wie im Rahmen der derzeit gültigen Fassung der StimmRMV, können auch zukünftig Stimmrechtsmitteilungen im Einzelfall mit der BaFin abgestimmt werden. Allerdings ist eine Abstimmung von Entwürfen, die über das Online-Formular der Meldeplattform erstellt werden, nicht möglich, da die MVP (bis jetzt) keine Möglichkeit bietet, Entwürfe von Stimmrechtsmitteilungen zu speichern oder zu versenden. Einschränkungen für die beim Meldepflichtigen beteiligten Nutzer der MVP ergeben sich des Weiteren daraus, dass Ketten kontrollierter Unternehmen nicht gesammelt hochgeladen, sondern nur manuell eingegeben bzw. eingefügt werden können. Außerdem bleibt das Online-Formular nur solange aktiv, wie Eingaben erfolgen; nach 30 Minuten Inaktivität verfallen die Eingaben. Zwar beabsichtigt die BaFin, eine Druckfunktion in das Online-Formular zu implementieren, weist aber gleichzeitig darauf hin, dass Validierungsfunktionen des Online-Formulars, die maßgeblich zu einer Reduktion fehlerhafter Meldungen beitragen sollen, überwiegend erst mit Absendung der Stimmrechtsmitteilung greifen.

Praxistipp

• Meldepflichtigen, die bei der Erstellung ihrer Stimmrechtsmitteilungen auf die Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips angewiesen sind, ist zu empfehlen, die Stimmrechtsmitteilung auf Grundlage des Formulars, das derzeit für die schriftliche Übermittlung zu verwenden ist, zu entwerfen und intern abzustimmen und sodann in das Online-Formular der MVP zu übertragen. Dieselbe Vorgehensweise dürfte sich für eine Abstimmung von Stimmrechtsmitteilungen mit der BaFin anbieten.

Besonderheiten für Emittenten

Keine MVP-Registrierung für die Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen erforderlich

Ähnlich weitreichende Änderungen wie für Meldepflichtige erwarten die Emittenten als Empfänger der Stimmrechtsmitteilungen nicht. Insbesondere muss sich ein Emittent weder auf der Plattform registrieren noch die Zulassung zum Fachverfahren beantragen, um Stimmrechtsmitteilungen empfangen und gemäß § 40 WpHG veröffentlichen zu können. Sofern der Emittent jedoch selbst Stimmrechtsmitteilungen abgeben muss, gelten für ihn freilich dieselben Anforderungen wie für andere Meldepflichtige auch.

Keine strengeren Vorgaben durch Emittenten für den Empfang von Stimmrechtsmitteilungen

Emittenten können zwar eigene elektronische Übermittlungssysteme für Stimmrechtsmitteilungen zur Verfügung stellen, zur Nutzung dieses Systems können sie Meldepflichtige aber nicht verpflichten. Vielmehr kann die Stimmrechtsmitteilung (bestehend aus einer lesbaren Datei und einer XML-Datei) auch dann per E-Mail an den Emittenten übermittelt werden.

Praxistipp

• Emittenten sollten sich gut überlegen, ob sie ein eigenes elektronisches Übermittlungssystem für Stimmrechtsmitteilungen zur Verfügung stellen, da sie bei Nutzung des Systems durch Meldepflichtige die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit des Übermittlungsverfahrens sowie für die Integrität und Vertraulichkeit der Datenübermittlung tragen.

Gleichermaßen können Emittenten eine zusätzliche, von der im Impressum angegebenen abweichende E-Mail-Adresse für die Übermittlung von Stimmrechtsmitteilungen zur Verfügung stellen und um eine bevorzugte Nutzung dieser Adresse bitten. Allerdings können Emittenten weder eine verpflichtende Nutzung der abweichenden E-Mail-Adresse vorschreiben noch die Übermittlung von Stimmrechtsmitteilungen an die im Impressum angegebene E-Mail-Adresse ausschließen. In beiden Fällen hat der Emittent grundsätzlich dafür Sorge zu tragen, dass E-Mails von Meldepflichtigen nicht durch einen zu strengen Spam-Filter blockiert werden; eine deswegen verspätete Veröffentlichung einer Stimmrechtsmitteilung muss sich grundsätzlich der Emittent zurechnen lassen. Etwas Anderes gilt, wenn die Stimmrechtsmitteilung an eine andere als die im Impressum angegebene oder für den Empfang von Stimmrechtsmitteilungen ausgewiesene E-Mail-Adresse gesendet wird und die Veröffentlichung deswegen verspätet erfolgt.

Praxistipp

• Emittenten müssen sicherstellen, dass auch an die im Impressum angegebene E-Mail-Adresse gesendete Stimmrechtsmitteilungen unverzüglich an die für die Veröffentlichung zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden.
• Wenn Emittenten eine zusätzliche E-Mail-Adresse ausweisen, um den Empfang von Stimmrechtsmitteilungen zu kanalisieren, sollte diese leicht auf ihrer Internetseite zu finden sein.

Über Morrison & Foerster:

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